Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Fehler, indem Sie Reparaturdetails per Spracheingabe direkt in Ihr System übertragen.

In einer geschäftigen Autowerkstatt zählt jede Minute. Mechaniker verbringen ihre Zeit am liebsten am Fahrzeug, nicht am Schreibtisch. Die manuelle Dokumentation von Reparaturaufträgen, das Notieren von Kennzeichen und erforderlichen Arbeiten ist jedoch ein notwendiger, aber oft zeitaufwendiger Prozess. Handschriftliche Notizen können zu Übertragungsfehlern führen und verlangsamen den gesamten Arbeitsablauf. Was wäre, wenn Ihre Mechaniker die Details einfach diktieren könnten und diese automatisch in Ihrem System erscheinen?

Die Lösung: Automatisierung mit n8n und Messenger-Diensten

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Mechaniker beendet die Fahrzeuginspektion, zückt sein Smartphone und sendet eine kurze Sprachnachricht über WhatsApp oder Telegram. In dieser Nachricht nennt er das Kennzeichen und die festgestellten Mängel oder die benötigten Reparaturen. Augenblicke später erscheinen diese Informationen sauber formatiert und in Textform auf dem PC im Büro – bereit für die Erstellung des Kostenvoranschlags oder des Werkstattauftrags.

Genau das lässt sich mit der Automatisierungsplattform n8n realisieren.

So funktioniert der automatisierte Workflow

Ein n8n-Workflow verbindet verschiedene Apps und Dienste miteinander, um Aufgaben automatisch auszuführen. Für die Werkstatt-Automatisierung könnte der Prozess wie folgt aussehen:

• Der Auslöser: Alles beginnt mit einer Sprachnachricht. Der Workflow wird automatisch gestartet, sobald eine neue Sprachnachricht in einem bestimmten Telegram-Chat oder einer WhatsApp-Gruppe eingeht.
• Die Transkription: Die Audiodatei wird von n8n an einen KI-Dienst wie OpenAI Whisper gesendet. Dieser Dienst wandelt die gesprochenen Worte präzise in geschriebenen Text um. Das Ergebnis könnte zum Beispiel lauten: „Kennzeichen B-MW 5678, Bremsbeläge vorne müssen erneuert werden, Ölwechsel fällig“.
• Die Dateneingabe: Der transkribierte Text wird automatisch an eine Anwendung Ihrer Wahl weitergeleitet. Die Informationen können als neue Zeile in einer Google Sheets-Tabelle, einem Airtable-Eintrag oder sogar direkt über eine API in Ihrer spezialisierten Werkstatt-Software gespeichert werden.

Die Vorteile auf einen Blick

Die Implementierung eines solchen Systems bietet klare Vorteile für den Werkstattalltag:

• Enorme Zeitersparnis: Mechaniker müssen ihre Arbeit nicht mehr für die manuelle Dateneingabe unterbrechen. Ein kurzer Satz genügt.
• Reduzierung von Fehlern: Missverständnisse durch unleserliche Handschriften oder vergessene Details gehören der Vergangenheit an. Die Dokumentation ist klar und eindeutig.
• Dokumentation in Echtzeit: Die Informationen stehen sofort im Büro zur Verfügung. Das beschleunigt die Angebotserstellung und die Kommunikation mit dem Kunden.
• Einfachste Bedienung: Das Senden einer Sprachnachricht ist eine vertraute Handlung, die keine zusätzliche Schulung erfordert.

Durch den Einsatz von n8n können Autowerkstätten einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung machen, ihre Effizienz steigern und ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern.